22 Junho 2023

Gestão de tarefas com Google Workspace

Muitas empresas usam o Google Workspace como seu pacote colaborativo de ferramentas de trabalho. Ele tem uma excelente variedade de produtos que torna trabalhar em um projeto mais consistente e controlável. Além de estar familiarizado com o Google Workspace, você provavelmente também usa algum software de gestão de projetos no seu dia-a-dia.

Mas você já ouviu falar de gestão de tarefas com o Google Workspace? Com esse conceito, você vai ter sucesso em todos seus projetos. Você pode tirar proveito de ter todas as ferramentas que você precisa em um só lugar, e integradas de forma ótima, sem precisar ter múltiplas contas.

O que é o Google Workspace?

O Google Workspace é o conjunto de ferramentas de trabalho do Google que compete com o Microsoft Office, colocando ênfase na colaboração, produtividade e sendo fácil aprendizagem. Ele inclui aplicativos como Gmail, Google Agenda, Google Meet, Google Chat, Google Drive, Google Docs, Google Planilhas, Slides, Forms, Sites e muito mais.

1. Google Planilhas

   

   O Google Planilhas é uma poderosa ferramenta de folhas de cálculo baseada na nuvem que pode ser usado para criar relatórios, armazenar dados e muito mais. Você pode inclusive usá-lo no gerenciamento de seis projetos, tarefas e prazos e até criar planos de projeto dinâmicos e gráficos de Gantt.

   Membros do seu time, onde quer que estejam, podem inserir seu progresso diretamente na planilha, de forma que seus dados estarão sempre atualizados.

   Como o Google Planilhas é tão adaptável, você pode usá-lo para projetos de qualquer tipo ou tamanho. As funcionalidades mais avançadas do Google Planilhas podem levar algum tempo para serem dominadas, mas começar a usá-lo é simples. Entrentanto, no que tange gestão de projetos e tarefas, o Google Planilhas tem suas limitações.

   O Google Script é extremament útil para os usuários do Google Sheets. Caso você não encontre fórmulas nativas para algo que precise fazer no seu trabalho, não se desespere. Você pode criar uma função no Google Script para criar novas fórmulas, ou encontrar uma solução criada por outros usuários da comunidade Google.

2. Kanbanchi

   Se o Google Planilhas não for suficiente para você, pode ser que você precise de um software específico para gestão de tarefas e projetos. Neste caso, Kanbanchi é sua melhor opção. Kanbanchi é estreitamente integrado ao Google Drive e é parte do ecossistema do Google. Criar tarefas, quadros de projetos é similar a criar arquivos no seu Drive. Tudo está em um só lugar, visível e pronto para ser usado de forma colaborativa.

   Para se registrar e fazer login, tudo que você precisa é uma conta do Google. A integração com o Google Drive torna a colaboração tão simples quanto compartilhar uma pasta do Google Drive com eles. A integração com o Google Agenda permite que você adicione lembretes como você já está acostumado (além das notificações dentro do software). A implementação é simples, até mesmo para grandes organizações. Um click na interface de administração do Google Workspace e está pronto.

   Imagine que você recebeu um e-mail do seu chefe pedindo que você crie um relatório. Você não precisa copiar as informações da mensagem e colar no seu quadro do Kanbanchi. Com a nossa extensão para o Gmail, transforme e-mails em cartões em segundos.

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   O app é intuitivo e a interface familiar permite que você comece a usá-lo quase imediatamente. Não importa quão grande seja sua equipe, o Kanbanchi é fácil de implementar. Não é por acaso que o Kanbanchi é o mais bem-avaliado pelos usuários entre os aplicativos de gestão de tarefas no Google Workspace Marketplace

3. Google Agenda

    

   

   Diferentes tarefas têm diferentes formatos e durações. Enquanto algumas tarefas têm caráter contínuo, outras são mais pontuais. Se você usa Google Workspace, o Google Agenda ajuda seu gestor de projetos a dar conta de todas tarefas de sua equipe. Com um calendário compartilhado, membros da sua equipe marcam suas atividades e compromissos. Assim, marcar uma reunião fica muito mais fácil. Todos têm acesso aos horários dos outros.

   O Google Agenda também pode ser usado para marcar marcos e prazos nos projetos de equipe, além de mostrar lembretes.

4. Gmail

   O Gmail é sem dúvidas um dos melhores serviços de e-mail da atualidade. Ele permite comunicação flexível e clara entre membros de equipes que usam o Google Workspace. O Gmail não tem só a função de e-mail, ele também conta com o Google Chat. Quando a ocasião exigir uma comunicação mais rápida, você pode usar o Google Chat para falar com colegas, clientes e fornecedores.Você pode criar listas de e-mails (grupos) e adicionar membros de diferentes equipes as suas respectivas tarefas. Assim, você pode compartilhar informações, recursos e atualizações usando um só e-mail.E-mails relevantes a mais de uma tarefa ou equipe podem ser rotulados por pessoas de diferentes equipes. O Gmail também permite marcar e-mails importantes com uma estrela.

5. Google Slides

   

   Se você precisa de uma ferramenta que permita gerar relatórios robustos e informativos e incluir uma variedade de gráficos, o Google Sheets é a sua escolha. Mas se você precisa de uma forma atraente de demonstrar seus resultados, o Google Slides é a ferramenta para esse trabalho. Ele ajuda você a comunicar sua visão, mostrar a performance da sua equipe e apresentar dados cruciais mas resumidos. Em uma equipe remota, ele também permite compartilhar sua apresentação durante chamadas no Google Meet.

Conclusão

Para lidar com diferentes tarefas e projetos, empresas frequentemente usam multiplos aplicativos e tecnologias. Se você já usa o Google Workspace, você pode usar suas ferramentas para gerenciar suas tarefas. Com todas essas dicas, o gerenciamento de tarefas vai se tonar mais fácil e efetivo no dia a dia da sua equipe.