Fluxo de trabalho: o que é e como gerenciá-lo para melhores resultados
O que é fluxo de trabalho?
Também conhecido como “workflow”, o fluxo de trabalho é determinado pela forma como os processos são desempenhados em uma organização. Um fluxo de trabalho bem estruturado minimiza o espaço para erros e potencializa a produtividade de uma empresa.
Gestores e líderes focados em atingir objetivos criam fluxos de trabalhos concretos, claros e realistas. O fluxo de trabalho descreve todo o processo de execução das atividades de uma operação. Um fluxo de trabalho detalhado e efetivo leva uma empresa a redução de redundâncias, melhor alocação de esforços e, finalmente, maior produtividade.
Consequências de um fluxo de trabalho bem-definido
Fluxos de trabalho bem definidos mudam completamente as atividades de uma organização. Como vimos acima, eles melhoram a produtividade de uma empresas através da redução de redundancias, alocação mais enficiente e, consequentemente, aumento da produtividade. Entretanto, um bom fluxo de trabalho têm consequências além da atividade fim de uma firma.
Um fluxo de trabalho efetivo tem impacto direto sobre os funcionários de uma empresa. Um fluxo de trabalho claro permite uma divisão mais igual de tarefas entre os trabalhadores, evitando que um fique sobrecarregado com atividades enquanto outro fique com tempo ocioso. Além disso, instruções claras sobre atividades a serem desempenhadas reduzem o estresse no ambiente de trabalho. Um bom fluxo de trabalho também ajuda a melhorar a colaboração entre colegas cujas tarefas sejam interdependentes.
Para a organização, fluxos de trabalho bem organizados também apresentam um benefício para o crescimento de uma organização. É muito fácil perder o controle em uma operação que esteja em crescimento se não houver uma boa organização. Com um fluxo de trabalho claro, a escalabilidade de um negócio aumenta. Abrir uma segunda franquia, por exemplo, fica muito mais simples quando existe um fluxo de trabalho claro que pode ser facilmente replicado. Ademais, fluxos de trabalho claros permitem um “turnover” mais rápido, ou seja, você consegue completar um processo complexo e longo mais rapidamente.
No que diz respeito a partes interessadas externas a empresa, em especial a clientes, também existem vantagens em se ter um fluxo de trabalho bem-estruturado. Ele permite uma maior transparência e previsibilidade. Com tarefas bem definidas, você pode comunicar aos seus clientes com maior confiabilidade seus prazos ou em que estágio do projeto você se encontra. Essas comunicações podem inclusive serem incluídas no seu fluxo de trabalho. No longo prazo, você verá um efeito positivo na fidelidade dos seus clientes, que confiarão mais na sua empresa.
Mas começar um fluxo de trabalho do zero pode ser assustador. Por isso, preparamos uma lista para ajudar-lhe a começar esse processo.
Para começar a definir seu fluxo de trabalho, siga as intruções abaixo:
- Nomeie o trabalho. Foque no projeto que tem em mãos.
- Defina os estágios do fluxo. Todas tarefas provavelmente passarão por pelo menos algumas dessas fases.
- Adicione tarefas. Com certeza aparecerão novas tarefas no futuro, mas liste as que já conhece.
- Associe documentos e materiais associados às tarefas.
- Identifique quando devem ser completadas e adicione dependências/sequências de execução.
- Crie uma lista de colaboradores do projeto.
- Aloque as tarefas aos respectivos colaboradores responsáveis.
- Avalie os resultados e reveja os processos. Um processo que se retroalimenta com feedback é um processo que melhora constantemente.
Existem ferramentas para organizar seu fluxo de trabalho?
Com certeza! Quanto mais complicado um fluxo de trabalho, mais trabalho é necessário para manter o controle sobre os processos e seus andamentos. Caso você se encontre em uma situação em que possa se beneficiar de uma ferramenta para te ajudar a gerir seus fluxos de trabalho, você veio ao lugar certo.
O Kanbanchi é a ferramenta de gestão de projetos para Google Workspace mais bem avaliado no Google Workspace Marketplace. Ele usa se baseia em um quadro Kanban para organizar suas tarefas, separando-as em etapas: “por fazer”, “fazendo” e “feito”.
No Kanbanchi, cada tarefa é um cartão. Conforme as tarefas vão sendo desempenhadas, elas são movidas entre as colunas, refletindo seus status atual.
Depois de criar um cartão, você pode preencher diferentes informações de acordo com suas necessidades. Datas de início e fim, colaboradores responsáveis, nível de prioridade, rótulo, tag, adicionar comentários, anexar arquivos, estimativa de tempo necessário e controlador de tempo são algumas das funções que você tem a sua disposição para gerir as tarefas do seu fluxo de trabalho com Kanbanchi.
Gestores e líderes de equipes também podem usar a função de gráfico de Gantt para ver o projeto como um todo projetado numa linha do tempo. Assim você consegue observar o andamento do seu projeto, seus gargalos, dependências e muito mais em tempo real.
Os relatórios também permitem que você crie gráficos que mostram os resultados da sua equipe, permitindo comparar tempo esperado x tempo utilizado na execução de atividades, entrega de atividades x prazo esperado.
Além disso, você consegue analizar a distribuição de atividades entre os diferentes membros da equipe, de forma que evitar uma divisão desigual de atividades e sobrecarga de alguns funcionários fica muito simples.
Agora que você aprendeu sobre a importância de um fluxo de trabalho organizado para sua empresa, comece a organizar suas tarefas criando seu primeiro quadro no Kanbanci!