As Cinco Etapas da Gestão de Projetos
No mercado de trabalho moderno é praticamente impossível navegar todas as tarefas e processos sem algum tipo de conhecimento ou ferramenta de gerenciamento de projetos.
Enquanto ter um gerente de projetos pode ser útil para uma empresa, nem todas empresas têm um membro formado em gerenciamento de proejtos. Entretanto, isso não é um desculpa para não ter conhecimentos em gestão de projetos e adotar práticas para garantir a execução organizada de um projeto.
Por que organização é importante no Gerenciamento de Projetos?
Projetos muitas vezes podem se tornar extremamente complicados. Podendo durar meses ou até anos podendo ser extremamente complexos de serem executados, é importante dividir seus projetos em etapas, para garantir um fluxo de trabalho organizado.
Sem uma organização seria bem provável, a execução do projeto pode deixar a desejar em termos de desempenho e resultados.
Quais são as cinco etapas da gestão de projetos?
De acordo com o PMBOK – Corpo de conhecimento em Gerenciamento de Projetos, criado pelo Project Management Institute (PMI), as cinco fases da gestão de projetos são normalmente definidas como Iniciação, Planejamento, Execução, Monitoramente ou Controle e Encerramento.
Cada projeto começa com sua concepção e iniciação, quando os objetivos serão avaliados para se decidir se o projeto será de fato levado adiante. Em seguida começa a fase de planejamento, na qual será determinado como o projeto se dará a execução do projeto.
A terceira etapa é a execução do projeto. Nela é quando o projeto será de fato desenvolvido. A etapda de monitoramento e controle geralmente se dá em paralelo à execução e consiste no monitoramento do progresso e performance do projeto e dos membros da equipe.
Por fim, a última etapas da gestão de projetos é o encerramento. O projeto é finalizado e as entregas são feitas e uma revisão do projeto pode ser feita.
1. Iniciação do Projeto
Um projeto sempre começa com sua definição. Ela pode ser um caso de negócio ou carta ou declaração do projeto.
Nessa fase preliminar do projeto é quando pesquisas de mercado e estudos de viabilidade, caso relevantes para o projeto, devem ser feitos. Eles vão ajudar a decidir se o projeto deve ir adiante e ser iniciado ou ser interrompido.
Caso você decida por continuar com o projeto, esse é o momento de escrever um Documento de Iniciação do Projeto (PID, em inglês). Esse documento será a base do seu projeto e vai esboçar alguns aspectos centrais do projeto, como objetivo, magnitude, orçamento, escopo e um rascunho da organização do projeto: uma linha do tempo, os responsáveis por diferentes tarefas, as limitações do projeto e todas partes interessadas.
*É importante lembrar que o PID não é um Plano de Ação. Seu conteúdo não é necessariamente final e não tem de incluir detalhes da execução e critérios técnicos. Detalhes podem ser definidos durante o planejamento.
2. Planejamento do projeto
Das 5 etapas do planejamento de projetos, o planejamento é provavelmente a mais importante. Um bom planejamento, completo e minucioso, pode ser a garantia de um projeto bem sucedido. Por outro lado, um planejamento mal feito pode ser a ruína de qualquer projeto. O planejamento definitivamente não é a hora de fazer esforços de menos.
Durante o planejamento do projeto, você terá que aprofundar o esboço criado durante a iniciação. O plano de ação do seu projeto vai definir de forma mais permanente questões como orçamento do projeto, linha do tempo e marcos importantes. Isso não quer dizer que mudanças e ajustes não podem acontecer mais tarde.
Além disso, o planejamento do projeto deve incluir processos para execução e monitoramento do progresso e qualidade. Na hora de executar o projeto os processos já dever estar definidos e as ferramentas necessárias devem estar a disposição.
O planejamento também é o momento para a criação de um plano de comunicação. Ele consiste em quem, quando e como deve saber quais informações relevantes ao projeto. Quais membros da equipe devem resolver cada informação, em que tempo. Ele também definirá os canais de comunicação. Se os membros da equipe se comunicarão usando email, mensagens, murais ou em reuniões, isso será definido no plano de comunicação.
Além disso, o plano de comunicação deve sempre incluir todas partes interessadas. Se você está contratando prestadores de serviços externos, você deve definir que tipo de informação eles podem e devem saber, e quem deverá comunicá-los. Além disso, outras partes interessadas, como clientes, geralmente vão querer receber atualizações sobre o andamento. Durante o planejamento você pode definir quando essas comunicações vão acontecer e preliminarmente comunicar às partes.
Problemas vão surgir durante a execução do projeto. Para minimizar os seus impactos, é importante criar um plano de gestão de riscos. Um planejamento de gestão de riscos contém possíveis problemas que surgirão durante o projeto. Além disso, ele determina como lidar com os problemas, definindo responsáveis e formas de superar as adversidades.
Por fim, na etapa de planejamento do projeto as ferramentas, métricas de monitoramento do progresso e performance (KPIs) devem ser definidas. O Kanbanchi é uma ferramenta poderosa que pode ajudá-lo a não de desviar do seu planejamento.
3. Execução ou implementação do projeto
Simplificadamente falando, a fase de execução de um projeto é a hora de “colocar a mão na massa”. Nessa etapa o produto final ou serviço serão executados.
Se você estiver desenvolvendo um software, por exemplo, é nessa fase que ele será criado. A execução costuma ser a etapa mais longa de um projeto, podendo durar anos. Obviamente isso varia de projeto para projeto.
A execução é a fase mais agitada do projeto, na qual todos membros da equipe estarão ocupados. Por isso, é importante que o gerente de projeto não perca o planejamento de vista.
4. Monitoramento e controle do projeto
A fase de monitoramento e controle do projeto acontece simultaneamente à implementação. O gerente de projeto se certificará de que tudo está avançando conforme o planejado. Ele ou ela deverá aplicar os métodos definidos para garantir que nada fique para trás.
Além disso, o gerente de projetos deverá observar que membros da equipe estejam dando conta das suas atribuições. Adaptabilidade é uma característica importante para gerentes de proejtos: caso um alguém não estejam desempenhando conforme esperado, o gerente deve redistribuir tarefas de forma a garantir o avanço do projeto.
5. Encerramento ou fechamento do projeto
O encerramento de um projeto é sua fase final, na qual o ciclo de vida do projeto é finalizado. O encerramento de um projeto nem sempre significa sucesso. É importante saber a hora de encerrar um projeto mesmo que ele não tenha sido bem-sucedido.
O encerramento também é a hora de colocar os pingos nos i’s. Isso inclui encerrar recursos temporários, como ferramentas contratadas, prestadores de serviços terceirizados. Ademais, fazer um orçamento e relatório finais, assim como entregas do produto são algumas das tarefas que devem ser feitas ante de encerrar o projeto.
Finalmente, você pode querer fazer uma revisão de projeto. Nela, você avaliará o desempenho do projeto, explicitando os pontos positivos e negativos. Dessa forma, você provavelmente fará um trabalho ainda melhor no próximo projeto.
Como garantir que não terá problemas durante a implementação do projeto
Para ajudá-lo a lembrar do que fazer nas fases iniciais do projeto e nunca ser pego de surpresa durante a implementação do seu projeto, nós preparamos uma lista de controle. Como dissemos no início do artigo, quanto mais você se preparar no início do seu projeto, maiores será sua perspectiva de sucesso.
Fase de iniciação:
- Estudo de viabilidade/pesquisa de mercado, caso necessário.
- Criar um Documento de Iniciação de Projeto (PID).
- Evidenciar objetivo, escopo e magnitude do projeto.
- Definir partes interessadas do projeto.
- Rascunho da organização: linha do tempo/resposabilidades.
- Orçamento preliminar.
- Limitações do projeto.
Fase de planejamento:
- Organização final do projeto.
- Definir processos para implementação.
- Definir processo para avaliação de progresso.
- Definir processo para avaliação de performance.
- Eleger ferramentas para avaliação e execução.
- Definir responsáveis finais por tarefas.
- Criar plano de comunicação.
- Criar plano de riscos.
Essa não é uma lista exaustiva. Diferentes projetos possuem diferentes especificidades. Essa lista pode te ajudar a começar a delinear o andamento de seus projetos, mas não se deixe limitar por ela. Boa sorte!