¿Cuáles Son los Factores Clave Para Mejorar los Niveles de Colaboración en La Gestión de Proyectos?
Encontrar formas de impulsar la colaboración en la gestión de proyectos es una de las mejores formas de darle a su equipo más posibilidades de éxito. Hablar entre nosotros y trabajar en equipo es más importante que nunca en estos días, ya que el trabajo remoto hace que sea vital que usemos las herramientas adecuadas para hacerlo bien.
¿Qué significa una mejor colaboración en la gestión de proyectos?
Esto simplemente significa trabajar más de cerca como equipo con sus colegas en un proyecto. Es algo que solía significar tener reuniones físicas y compartir documentación con personas que estaban en el mismo edificio que usted.
El hecho de que muchas organizaciones ahora se den cuenta de los beneficios del trabajo remoto ha llevado a un cambio en lo que entendemos por colaboración en la gestión de proyectos. Ya no se trata solo de tratar cara a cara con las personas que están a tu lado, aunque también hay que tener en cuenta a aquellos equipos de proyecto que aún operan de esta forma.
En estos días, colaborar con los miembros del equipo del proyecto puede significar compartir un plan con alguien en el lado opuesto del mundo, editar una hoja de cálculo al mismo tiempo que alguien a quien nunca ha conocido físicamente o asignar tareas a personas en diferentes ubicaciones.
Hágalo bien y ejecutará proyectos más fluidos al mismo tiempo que aumenta la efectividad del equipo.
Los principales beneficios de una buena colaboración en los equipos de proyecto
Hay muchas razones para creer que colaborar bien en proyectos ayudará a su equipo a desempeñarse a un nivel superior. Los siguientes son algunos de los beneficios clave que obtendrá al hacer esto.
- Mejor comunicación. La buena comunicación es crucial para que cualquier proyecto tenga éxito, ya que es lo que permite que todos vean lo que hacen los demás y cómo encaja todo. La mayoría de las personas trabajarán a un nivel superior si pueden ver el panorama general y comprender en qué están trabajando todos los demás.
- Los proyectos se terminan más temprano que tarde. La colaboración eficaz en la gestión de proyectos también puede ayudar a superar sus hitos más rápidamente, ya que significa que puede eliminar cualquiera de los problemas que, de otro modo, podrían retrasarlo.
- El proceso colaborativo reduce los costos. Esto puede funcionar de diferentes maneras, como evitar viajar entre sitios y también reducir el riesgo de que dos personas trabajen de forma independiente en el mismo sitio al mismo tiempo.
- Comparta conocimientos con mayor libertad. El intercambio de conocimientos es vital en los proyectos, ya que esto es lo que garantiza que todos informen a sus colegas sobre las cosas que han aprendido que podrían ser útiles para otros.
- Es más fácil para los nuevos miembros del equipo instalarse. El uso de las herramientas y los procesos de colaboración de proyectos adecuados ayudará a los recién llegados a integrarse más fácilmente en el equipo. Esto significa que puede ofrecer formación sobre las mejores prácticas en colaboración, así como en otras áreas.
- Delegar y aclarar según sea necesario. Colaborar como un equipo de proyecto no se trata solo de compartir documentos con las personas que necesitan verlos o trabajar juntos en nuevos documentos. También proporciona un marco para delegar tareas y aclarar cualquier problema que surja a medida que avanza.
- Fomentar la honestidad y la transparencia. Estos importantes valores del trabajo en equipo se reforzarán y mejorarán mediante el uso de un proceso de colaboración sólido en el que todos confíen entre sí y trabajen juntos para hacer avanzar las cosas.
- Un sentido más fuerte de ser un equipo. Como resultado, cualquier equipo de proyecto que colabore bien tendrá una mayor sensación de trabajo en equipo. Incluso alguien que está trabajando solo en una serie de tareas puede sentirse más parte del esfuerzo general del equipo de esta manera.
Las mejores herramientas que aumentan la productividad en la colaboración en la gestión de proyectos
Algunos de los aspectos de la colaboración en proyectos que hemos analizado se pueden realizar de forma manual. Una vez que esta cultura se introduce en un equipo, deben descubrir que es natural para ellos pensar en trabajar juntos y compartir información.
Sin embargo, el uso de las herramientas adecuadas también ayudará a que esta implementación sea un éxito. Esto se debe a que nos brindan formas rápidas e intuitivas de trabajar juntos que pueden ahorrar tiempo una vez que se agregan a los procesos del equipo.
Una herramienta de colaboración de la que probablemente haya oído hablar es Google Workspace. El gigante de los motores de búsqueda ha reunido una amplia gama de herramientas que le permiten compartir y editar hojas de trabajo y documentos de Word, con la opción de enviar correos electrónicos o iniciar video llamadas desde casi cualquier lugar.
Lo único que realmente le falta al software de Google es una opción de gestión de proyectos integrada, lo que significa que es excelente para compartir documentos y ponerse en contacto con colegas, pero no tan útil para organizar sus proyectos completos.
Afortunadamente, Kanbanchi llena este vacío al brindarle una herramienta de administración de proyectos y administración de tareas que está completamente integrada con Google. De esta manera, puede administrar todas sus tareas utilizando tableros de proyectos que cuentan con listas y tarjetas Kanban.
Lo mejor de todo es que ambas herramientas son fáciles de aprender, ya que ofrecen una configuración intuitiva y requieren una cantidad mínima de capacitación para comenzar. Esto significa que agregar un nivel más alto de colaboración en la gestión de proyectos es algo que cualquier equipo puede hacer con mucha facilidad y sin demora alguna.
Resumen
Anime a su equipo a colaborar de manera eficiente mientras realiza un proyecto, hablando entre ellos y utilizando las herramientas que necesitan para hacerlo bien. De esta manera, estará en camino de obtener grandes resultados y un fuerte sentido del trabajo en equipo antes de que se dé cuenta.